Management assistent

Ben jij een kei in agendabeheer en goede correspondentie? En vind je het leuk om eerste aanspreekpunt te zijn en ondersteuning te bieden op alle niveaus?  Maak dan het verschil en word onze nieuwe Management assistent.

Wat ga je doen?

Klantgericht werken zit in je genen en je beseft dat je uitvoerend werk verricht voor managers en collega’s. Je stelt kritische vragen om meer achtergrondinformatie te krijgen, bijvoorbeeld om goede brieven op te kunnen stellen. Verwachtingsmanagent richting collega’s is dus belangrijk in deze functie en op een enthousiaste manier ondersteun je hen secretarieel, organisatorisch en administratief. Vaak ben je het eerste aanspreekpunt voor collega’s en ben je - samen met collega’s - verantwoordelijk voor uitgaande correspondentie, agendabeheer en schakel je makkelijk op alle niveaus. Jouw persoonlijkheid past bij onze vier klantwaarden: persoonlijk - betrouwbaar - dichtbij - samen. En verder:

  • Ben je verantwoordelijk voor het zelfstandig opstellen en verwerken van correspondentie en mailingen.
  • Check je dagelijks de verschillende mailboxen en zet je - in overleg met je collega’s - diverse actiepunten uit of onderneem je zelf actie.
  • Beheer je de agenda’s van één of meer managers en/of teamleiders.
  • Ben je achtervang voor de receptioniste (klanten ontvangen, postverwerking).
  • Organiseer je vergaderingen waarvan je verslagen en/of samenvattingen schrijft en bewaak je de actielijstjes en afhandeling van besluiten.
  • Organiseer je in- en externe bijeenkomsten en festiviteiten.

Wie ben jij?

Je bent een echte aanpakker, proactief en staat stevig in je schoenen. Je werkt zorgvuldig, toont initiatief en bent kritisch op wat beter of efficiënter kan. Je schrijft makkelijk en goed op B1-niveau en communiceert - zowel mondeling als schriftelijk - helder. Als je kennis hebt van de corporatiesector is dat een pré.

Verder ben je:

  • Taalgevoelig: je schrijft foutloos Nederlands.
  • Bekend met Microsoft 365: Word, Outlook en MS Teams kennen voor jou geen geheimen.
  • Minimaal mbo4 geschoold.
  • Actiegericht: je pakt werkzaamheden makkelijk en direct op omdat je minimaal 4 jaar werkervaring als management assistent hebt.

Waar kom je te werken?

In ons moderne hoofdkantoor in Delft langs de A13 op het bedrijventerrein Ypenburgse Poort. Ons kantoor van 3 verdiepingen is grotendeels als kantoortuin ingericht zodat er tussen de werkzaamheden door ook ruimte is voor gezelligheid. Wil je een keertje geconcentreerd werken? Duik dan een stilteruimte in voor meer privacy. En heb je tijdens je werkdag een moment voor jezelf nodig? Geen probleem, in onze relaxruimte ben je zo weer zen. In de lunchpauze kun je, tijdens een wandeling met collega’s, je broodje eten in het ‘Vidobos’ dat tegenover ons kantoor ligt. Smeer je liever niet je eigen brood? Maak dan gebruik van de catering in ons bistrorestaurant. Hybride werken met flexibele werktijden is bij ons de norm. Dit betekent dat je wekelijks best één of twee dagen thuis mag werken. Kom je met de (elektrische) fiets? Dan is er achter ons pand een ruime overdekte stalling met een aantal oplaadpunten. Kom je met de auto? Dan parkeer je deze gratis op ons eigen terrein (waar ook laadpalen staan) of het terrein van onze buren. Kom je met de trein? Maak dan gebruik van onze leenfietsen of rijd in 15 minuten op een OV-fiets naar ons kantoor.

Wie zijn wij?

Wij zijn een ondernemende woningcorporatie in de regio Haaglanden. Wij richten ons op mensen met onvoldoende kansen op de woningmarkt. Wij beheren en verhuren ongeveer 18.000 woningen. Onze vier klantwaarden persoonlijk, samen, betrouwbaar en dichtbij staan centraal in alles wat we doen voor onze klant.

Wat kun je van ons verwachten?

We willen de beste werkgever voor je zijn. We dagen je uit om met creativiteit, ideeën en ondernemerschap een bijdrage te leveren aan een betere woonomgeving voor onze huurders. Samenwerken binnen een open cultuur met een goede balans tussen zakelijkheid en onze maatschappelijke rol. We investeren in je ontwikkeling, belonen initiatief, zorgen voor een prettige werkomgeving en een fijne balans tussen werk en privé. Gelijkwaardigheid, plezier en presteren staan daarbij centraal. En heel eerlijk, soms gaat er weleens wat mis. Daar leren we van en daardoor worden we als organisatie telkens een stukje beter.

Wat kun je van ons verwachten, wat bieden we jou?

  • Een salaris van minimaal € 2.628,- en maximaal € 3.239,- bruto op basis van een fulltime (36-urige) werkweek, conform schaal E van cao Woondiensten. Salaris is afhankelijk van opleiding en ervaring.
  • 8% vakantiegeld en een ruime verlofspaarregeling.
  • Een tijdelijk contract voor 32 tot 36 uur met uitzicht op een vast dienstverband.
  • Een goed pensioen bij SPW.
  • Individueel keuze budget van € 250,- per jaar om jouw vitaliteit te stimuleren. Dit budget mag je ruim besteden, bijvoorbeeld aan nieuwe sportkleding, je sportabonnement, een saunabezoek, massage, bodyscan, etc.
  • Een aantrekkelijk ‘cafetariasysteem’ waarmee je jouw persoonlijke arbeidsvoorwaarden kunt kiezen. Denk aan extra verlofdagen kopen of een hoger inkomen door je bovenwettelijke vakantie-uren te laten uitbetalen.
  • Een persoonlijk loopbaanbudget van € 900,- per jaar dat je kunt inzetten om je competenties, talenten en werkgeluk te vergroten. Je kunt dit loopbaanbudget sparen tot een maximum van € 4500,-.

Ben jij de management assistent die wij zoeken?

Dan zijn we heel benieuwd naar jouw sollicitatie. Vertel ons waarom deze functie bij jou past en hoe je deze succesvol wilt oppakken. Stuur je sollicitatie vόόr 30 september 2022 via onze sollicitatiepagina. Wie weet ontmoeten we elkaar snel!

Meer weten over deze functie?

Neem dan contact op met Vanessa Klapwijk, teamleider Facility & Office Management en Inkoop via 06 55 83 77 68 of v.klapwijk@vidomes.nl. Wil je meer weten over de sollicitatieprocedure? Neem dan contact op met onze HR-afdeling via 088 - 845 66 65 of hr@vidomes.nl. Op vidomes.nl/werkenbij vertellen medewerkers meer over Vidomes en lees je meer over ons inwerkprogramma, onze organisatiecultuur en de sollicitatieprocedure.